Article 92 of the Labour Law (2025)

على صاحب العمل أن ينشئ ملفا ورقيا أو إلكترونيا لكل عامل يتضمن اسمه ، ومهنته ، ودرجة مهارته عند التحاقه بالعمل ، ومحل إقامته ، وحالته الاجتماعية ، وتاريخ بداية خدمته ، وأجره ، وبيان ما يطرأ عليه من تطورات والجزاءات التى وقعت عليه ، وبيان ما حصل عليه من إجازات ، وأن يدرج أو يودع فى الملف صورة من عقد العمل ، ومحاضر التحقيق إن وجدت ، وتقارير رؤسائه عن عمله وفقا لما تقرره لائحة المنشأة ، وأية أوراق أخرى تتعلق بخدمة العامل وما يفيد التأمين عليه لدى الهيئة القومية للتأمين الاجتماعى ، والكشف الطبى الابتدائى ، ولا يجوز الاطلاع على هذه البيانات إلا لمن رخص له قانونا بذلك ، وأن يقدم هذا الملف إلى الجهة الإدارية المختصة أو المحكمة العمالية المختصة حسب الأحوال عند طلبه .

وعليه أن يحتفظ بملف العامل ورقيا أو إلكترونيا لمدة خمس سنوات على الأقل تبدأ من تاريخ انتهاء علاقة العمل ، وفى جميع الأحوال يجب الاحتفاظ بالملف عند وجود نزاع قضائى لحين الفصل فى الدعوى بحكم بات .