اتفاقية معالجة البيانات

هذه الاتفاقية بين المكتب المشترك في «فاهم قانون» («المكتب») بصفته المتحكم، والشركة المشغّلة لـ«فاهم قانون» («نحن») بصفتنا المعالج. وهي جزء من شروط الاستخدام، ويقبلها المكتب عند اشتراكه. وإذا وُجد عقد موقّع، أُرفقت به نسخة من هذه الاتفاقية وملحقها. وبياناتنا كالآتي:

الشركة المشغّلة

شركة Intrazero

رقم السجل التجاري

19035

العنوان

B Square، طريق النصر، القاهرة، مصر

البريد الإلكتروني لطلبات الخصوصية والطلبات القانونية

[email protected]

تنطبق هذه الاتفاقية على كل البيانات الشخصية التي نعالجها لحساب المكتب في تقديم الخدمة. ويكون لمصطلحاتها، كالمتحكم والمعالج والبيانات الشخصية الحساسة والخرق، المعنى الوارد في المادة 1 من قانون حماية البيانات الشخصية الصادر بالقانون رقم 151 لسنة 2020 («القانون»).

تستثني المادة الثالثة من مواد إصدار القانون بعض البيانات من سريان أحكامه، ومنها البيانات الشخصية المتعلقة بمحاضر الضبط القضائي والتحقيقات والدعاوى القضائية. وأياً كان نطاق انطباق هذا الاستثناء على بعض بيانات المكتب، نطبق هذه الاتفاقية على بيانات المكتب كلها.

عند التعارض فيما يخص البيانات الشخصية، تسود هذه الاتفاقية على شروط الاستخدام، ويسود عليهما العقد الموقّع مع المكتب إن وُجد.

الموضوع

استضافة بيانات المكتب ومعالجتها لتقديم الخدمة له.

الطبيعة

الحفظ والتنظيم والفهرسة للبحث؛ وقراءة نصوص المستندات على خوادمنا (من طبقة النص أو بالتعرف الضوئي على الحروف)؛ واسترجاع المقاطع ذات الصلة؛ وإرسال السؤال وما يلزم للإجابة عنه إلى مزوّد نموذج الذكاء الاصطناعي؛ وفحص المراجع؛ وإنتاج المسودات والملخصات والتصدير؛ وإرسال التنبيهات والتذكيرات؛ والنسخ الاحتياطي لقواعد البيانات ولفهرس البحث؛ والحذف.

الغرض

تقديم الخدمة للمكتب وفق شروط الاستخدام، والدعم بناءً على طلب المكتب، وأمن الخدمة، وعدّ الاستخدام في حدود الباقة.

المدة

مدة الاشتراك، ثم حتى تمام الحذف وفق بند الإرجاع والحذف.

الأشخاص المعنيون بالبيانات: أعضاء المكتب، وموكلوه، وخصوم موكليه وسائر أطراف القضايا، والشهود والخبراء، ووكلاء الأطراف، وكل شخص آخر يرد ذكره في ملفات المكتب ومراسلاته.

فئات البيانات: بيانات الهوية والاتصال (الأسماء والصفات وأرقام التعريف والعناوين والهواتف)؛ وبيانات القضايا (الطلبات والوقائع والأحداث ومواعيد الجلسات والمحاكم والنتائج والأحكام والمبالغ)؛ ومحتوى المستندات والمرفقات؛ والمحادثات مع المساعد والمسودات؛ والمواعيد؛ وملخصات خبرة المكتب؛ والقضايا السابقة المستوردة؛ وبيانات الأعضاء ونشاطهم في سجل المكتب.

البيانات الحساسة: قد تتضمن الملفات القانونية بيانات يعدّها القانون حساسة، كالبيانات الصحية أو المالية، والمعتقدات الدينية، والآراء السياسية، والحالة الأمنية، وبيانات الأطفال. ويشترط القانون لمعالجتها ترخيصاً من مركز حماية البيانات الشخصية، وموافقة كتابية وصريحة من الشخص المعني فيما عدا الأحوال المصرح بها قانوناً، وموافقة ولي الأمر في بيانات الأطفال (المادة 12). ويقرر المكتب ما يدخله منها ويتحمل مسؤولية سنده في ذلك، ويتولى كل طرف الحصول على ما يوجبه القانون عليه من ترخيص أو تصريح.

نعالج بيانات المكتب بناءً على تعليماته الموثقة وحدها، كما تقضي المادة 5 من القانون. وتعليماته هي: شروط الاستخدام وهذه الاتفاقية؛ وما يجريه المكتب وأعضاؤه داخل الخدمة من إدخال وإعداد ومشاركة وحذف؛ وما يرسله إلينا مسؤول المكتب كتابة.

إذا رأينا أن تعليمة ما تخالف القانون، أخطرنا المكتب بذلك، وجاز لنا التوقف عن تنفيذها حتى يعدّلها.

لا نعالج بيانات المكتب لأي غرض خاص بنا، ولا نبيعها، ولا نستخدمها أبداً لتدريب نماذج الذكاء الاصطناعي، لا نماذجنا ولا نماذج غيرنا.

إذا ألزمنا القانون أو أمر قضائي أو أمر من جهة مختصة بمعالجة بيانات المكتب أو الإفصاح عنها، أخطرنا المكتب قبل ذلك ما لم يمنعنا القانون، وقصرنا الإفصاح على القدر المطلوب.

لا يُتاح الوصول إلى بيانات المكتب إلا لمن تقتضي أعمالهم ذلك من العاملين لدينا، وهم ملتزمون بالسرية بموجب عقودهم أو بحكم القانون.

تعرض لوحة فريقنا الأعداد والإعدادات والأعضاء والفواتير، ولا تعرض ملفات القضايا ولا المستندات ولا المحادثات ولا المسودات. ولا يفتح فريق الدعم قضية إلا إذا منحه مسؤول المكتب وصولاً مؤقتاً إليها وحدها، لمدة 24 أو 48 أو 72 أو 168 ساعة. وينتهي الوصول تلقائياً، ويستطيع المكتب إنهاءه قبل ذلك، ويُسجَّل منحه وإنهاؤه في سجل المكتب وفي سجل فريقنا.

يقتصر الدخول إلى الخوادم وقواعد البيانات على عدد محدود ممن يشغّلون الخدمة، ولا يُستخدم إلا لتشغيلها وصيانتها وتأمينها.

نطبّق التدابير الآتية، ونطوّرها دون أن ننقص المستوى العام للحماية خلال مدة الاشتراك:

ضبط الوصول داخل المكتب

أدوار المكتب (مسؤول المكتب والشريك والمحامي والمساعد القانوني)؛ وفريق لكل قضية (مسؤول وأعضاء ومطّلعون)؛ ودرجات الاطلاع (فريق القضية والشركاء افتراضياً، أو المكتب كله، أو سرية)؛ والحجب عند تعارض المصالح. وتسري قاعدة وصول واحدة على القوائم والبحث والقضايا المشابهة والإشارات والتنبيهات والمحادثات وإجابات المساعد.

الفصل بين المكاتب

كل سجل مرتبط بمكتبه، ولا روابط عامة ولا مشاركة بين مكتب وآخر، وملفات كل مكتب في مجلد تخزين خاص به.

السجلات

يقيّد سجل المكتب الفتح والتصدير والتنزيل والمشاركة والإزالة وتغيير الأدوار ودرجة الاطلاع وطلبات الانضمام والحجب ووصول الدعم، ويقرؤه مسؤول المكتب ويصدّره. وتُسجَّل أعمال فريقنا في سجل خاص بها.

التشفير أثناء النقل

الاتصالات بين المتصفح والخدمة، وبين الخدمة ومزوّديها، مشفّرة.

تخزين خاص للملفات

تُحفظ المستندات في مخزن خاص لا يُتاح للعامة، ولا تُقدَّم إلا عبر الخدمة بعد التحقق من حق الوصول، أو بروابط موقّعة لا تتجاوز صلاحيتها 15 دقيقة.

كلمات المرور والخوادم

تُحفظ كلمات المرور بتشفير باتجاه واحد فقط، ولا يمكن الوصول إلى قواعد البيانات ومحرك البحث من الإنترنت، ويحمي الخوادمَ جدارٌ ناري.

النسخ الاحتياطي

كل ليلة تُؤخذ نسخة احتياطية كاملة من قواعد بيانات الخدمة، يُحتفظ بها 7 أيام على خادم التطبيق و30 يوماً في مخزن الملفات الخاص (غرب أوروبا)، ثم تُحذف؛ وتُؤخذ من فهرس البحث نسخة كل ليلة يُحتفظ بها 7 أيام.

قياس الجودة دون قراءة المحتوى

نقيس جودة الخدمة بالأعداد ونتائج الفحص الآلي للمراجع وتقييمات المحامين، دون قراءة الأسئلة أو الإجابات أو محتوى القضايا.

يأذن المكتب لنا إذناً عاماً بالاستعانة بالمعالجين من الباطن المبيّنة فئاتهم في الملحق الأول. ونُلزم كلاً منهم، بموجب شروط تعاقدية، بحماية البيانات بمستوى لا يقل عما في هذه الاتفاقية فيما يخص عمله، ونبقى مسؤولين أمام المكتب عن أدائهم.

نُخطر مسؤول المكتب قبل 15 يوماً على الأقل من إضافة معالج من الباطن أو استبداله، إلا إذا اقتضى أمن الخدمة أو استمرارها استبدالاً عاجلاً، فنُخطره في أقرب وقت. وللمكتب أن يعترض لأسباب معقولة تتعلق بحماية البيانات، فإن لم نتفق على حل، جاز له إنهاء الاشتراك قبل سريان التغيير.

تُقدَّم القائمة الكاملة بالمعالجين من الباطن، بأسمائهم وعناوينهم ومواقع المعالجة، لأي مكتب عند الطلب، وتُرفق بهذه الاتفاقية عند إرسالها مع العقد.

تُعالج بيانات المكتب خارج مصر: خوادم التطبيق وقواعد البيانات ومحرك البحث في الاتحاد الأوروبي (فنلندا)؛ والملفات والنسخ الاحتياطية الليلية لقواعد البيانات في مخزن خاص في غرب أوروبا؛ والبريد الإلكتروني يُرسل من الاتحاد الأوروبي؛ وتمر حركة الموقع عبر شبكة مزوّد الحماية الممتدة في دول عدة؛ ويعمل مزوّد نموذج الذكاء الاصطناعي في الولايات المتحدة. ويقرّ المكتب بعلمه بذلك عند اشتراكه.

لا يُرسل إلى مزوّد نموذج الذكاء الاصطناعي إلا السؤال وما يلزم للإجابة عنه: نصوص من المكتبة، ومقتطفات من ملفات المكتب التي يحق للسائل فتحها، ومنها الملفات المرفقة بالمحادثة؛ ولا يُرسل إليه ملف القضية كاملاً. ويعالجها المزوّد لإنتاج الإجابة أو المسودة أو الملخص فقط، ولا يستخدمها في التدريب بموجب شروطه، وقد يحتفظ بها مدة محدودة لأغراض الأمان ومنع الإساءة في الحدود التي تجيزها تلك الشروط.

تشترط المادة 14 من القانون لنقل البيانات الشخصية إلى دولة أجنبية توافر مستوى من الحماية لا يقل عن المستوى المنصوص عليه في القانون، والحصول على ترخيص أو تصريح من مركز حماية البيانات الشخصية، وفق ما تحدده اللائحة التنفيذية. ونلتزم بأن يجري النقل وفق ذلك، مع الضمانات المبيّنة في هذه الاتفاقية: التشفير أثناء النقل، وإرسال ما يلزم فقط، وعدم الاستخدام في التدريب، والشروط التعاقدية مع المعالجين من الباطن.

طلبات الأشخاص المعنيين: يستطيع المكتب تنفيذ أغلب الطلبات بأدوات الخدمة نفسها (الاطلاع والتعديل والتصدير والإزالة)، ونساعده فيما يتعذر عليه منها. وإذا وصلنا طلب يخص بيانات المكتب، أحلناه إليه دون تأخير غير مبرر، ولا نرد عليه بأنفسنا إلا بتعليمات منه.

الالتزامات الأخرى: نزوّد المكتب بالمعلومات المعقولة التي يحتاجها لتقييم المعالجة، وللرد على مركز حماية البيانات الشخصية، وللوفاء بالتزاماته في الإبلاغ عن الخرق.

سجل المعالجة: نمسك سجلاً بعمليات المعالجة التي نجريها لحساب المكتب، كما تقضي المادة 5 من القانون.

إذا علمنا بخرق أو انتهاك يمس بيانات المكتب، أخطرنا مسؤول المكتب دون تأخير غير مبرر، بما يتوفر لدينا من معلومات: طبيعة الخرق وأسبابه، وفئات البيانات والعدد التقريبي للسجلات المتأثرة، وآثاره المحتملة، والإجراءات المتخذة والمقترحة للحد منه، وجهة الاتصال لدينا. ونستكمل المعلومات أولاً بأول.

تُلزم المادة 7 من القانون المتحكم والمعالج، بحسب الأحوال، بإبلاغ مركز حماية البيانات الشخصية خلال اثنتين وسبعين ساعة من العلم بالخرق، وبإخطار الشخص المعني خلال ثلاثة أيام عمل من تاريخ الإبلاغ. وننسق مع المكتب بما يتيح الوفاء بهذه المواعيد، ونفي بما يوجبه القانون علينا.

لا يُعد الإخطار بالخرق إقراراً بالخطأ أو بالمسؤولية.

الإرجاع: يستطيع المكتب في أي وقت تصدير بياناته على النحو المبيّن في شروط الاستخدام، وتنزيل مستنداته من قضاياها.

الحذف: يطلب صاحب الحساب حذف المكتب، ولا يُحذف شيء قبل مرور 30 يوماً يمكن خلالها إلغاء الطلب. ثم يُغلق المكتب أمام أعضائه، وتُحذف من كل مخزن: مدخلات البحث؛ وملفات المكتب في مجلده؛ وكل سجلات القضايا والمحادثات والمستندات والمسودات والمواعيد وخبرة المكتب وسجله؛ وحسابات الأعضاء الذين لا ينتمون إلى جهة أخرى. ولا يُعد الحذف تاماً ما بقي منه شيء، ويُعاد تشغيله حتى يكتمل.

تبقى بيانات المكتب كذلك في النسخ الاحتياطية الليلية حتى تُحذف تلك النسخ: خلال 30 يوماً للنسخ الاحتياطية لقواعد البيانات، وخلال 7 أيام لنسخ فهرس البحث. ونحتفظ بسجل الحذف (من طلبه ومن أكّده ومتى، وأعداد ما حُذف، دون أي محتوى)، وبسجلات الاشتراك والمدفوعات للمدة التي يوجبها القانون. ولا نحتفظ بغير ذلك إلا إذا ألزمنا القانون، وعندئذ نحميه ولا نستخدمه في أي غرض آخر. وذلك إعمالاً للمادة 5 من القانون التي تُلزم المعالج بمحو البيانات الشخصية بانقضاء مدة المعالجة أو تسليمها للمتحكم.

نؤكد الحذف كتابةً بناءً على طلب المكتب.

نوفّر للمكتب، عند طلبه، ما يلزم لإثبات التزامنا بهذه الاتفاقية وبالقانون، ونمكّن مركز حماية البيانات الشخصية من التفتيش والرقابة، كما تقضي المادة 5 من القانون.

نجيب كتابةً عن استبيانات الأمان المعقولة. ويجوز للمكتب، مرة واحدة في السنة وبعد إخطار مسبق معقول، إجراء تدقيق بنفسه أو بواسطة مدقق مستقل ملتزم بالسرية، في موعد ونطاق يُتفق عليهما مسبقاً، وعلى نفقته، ودون اطلاع على بيانات المكاتب الأخرى أو تعطيل للخدمة. ويجوز التدقيق في غير ذلك من الأوقات إذا وقع خرق يمس بيانات المكتب، أو بناءً على طلب المركز.

تخضع مسؤولية كل طرف بموجب هذه الاتفاقية لبند حدود المسؤولية في شروط الاستخدام، دون إخلال بما لا يجيز القانون الحد منه.

تسري هذه الاتفاقية ما دمنا نعالج بيانات لحساب المكتب، وتبقى التزاماتها بالسرية والحذف قائمة بعد انتهاء الاشتراك حتى الوفاء بها. ويجري تعديلها على النحو المبيّن في شروط الاستخدام، ويبيّن تاريخ «آخر تحديث» أعلى هذه الصفحة الإصدارَ الساري. وتخضع للقانون المصري، وتختص محاكم القاهرة بنظر ما ينشأ عنها من نزاع.

يبيّن هذا الملحق فئات المعالجين من الباطن. وتُقدَّم القائمة الكاملة، باسم كل منهم وعنوانه وشروطه، عند الطلب، وتُرفق بالاتفاقية المرسلة مع العقد.

الاستضافة السحابية

الخدمة: خوادم التطبيق وقواعد البيانات ومحرك البحث، والنسخ الاحتياطية الليلية المحفوظة على الخادم

البيانات: كل بيانات المكتب

الموقع: الاتحاد الأوروبي (فنلندا)

الشبكة والحماية وتخزين الملفات

الخدمة: توصيل حركة الموقع وحمايتها، وحفظ المستندات والملفات والنسخ الاحتياطية الليلية لقواعد البيانات في مخزن خاص

البيانات: كل ما يمر عبر الموقع، وملفات المكتب، والنسخ الاحتياطية لقواعد البيانات

الموقع: شبكة عالمية، وتخزين الملفات في غرب أوروبا

مزوّد نموذج الذكاء الاصطناعي

الخدمة: إنتاج إجابات المساعد ومسوداته وملخصاته

البيانات: السؤال وما يلزم للإجابة عنه، من المكتبة ومن ملفات المكتب

الموقع: الولايات المتحدة

الضمانات: لا استخدام في التدريب، واحتفاظ محدود لأغراض الأمان وفق شروطه

البريد الإلكتروني

الخدمة: إرسال الدعوات واستعادة كلمة المرور والتذكيرات والتنبيهات

البيانات: الاسم والبريد الإلكتروني ونص الرسالة

الموقع: الاتحاد الأوروبي

الدفع (عند إتاحة الدفع بالبطاقة)

الخدمة: تحصيل ثمن الاشتراك

البيانات: بيانات الفوترة والدفع

الموقع: مصر

الملحق الثاني (تدابير الأمان): هو بند تدابير الأمان أعلاه.